Ich hatte vor ein par Tagen einen Kunden bei dem ein Problem auftrat das mir bis Dato unbekannt war, als er eines Morgens Outlook gestartet hat und irgend etwas gemacht hat und wenn es nur die E-Mails abrufen war, kam folgende Meldung “die Datei Outlook.pst hat ihre Maximalgröße erreicht. Reduzieren Sie die Datenmenge indem Sie die Elemente markieren, die Sie nicht mehr benötigen und löschen Sie diese, mit der Tastenkombination Umschalt+Entf endgültig lösen.” oder die Meldung “Dieses Element kann nicht geöffnet werden. Der Ordner hat die Maximalgröße erreicht.”.

Da er noch ein sehr altes Outlook benutzt hat, hab ich mal nach gesehen was Microsoft dazu sagt und bin nach einiger Suchzeit auf einen Artikel von Microsoft gestoßen: Artikel Lesen.
Doch dieses Eintrag Existiert leider in der Registrie nicht und ich habe einige Stunden weiter gesucht um auf eine Lösung zu kommen, doch ohne Erfolg.
Zurück auf der Microsoft Seite bot sich eine weitere Lösung an, mit dem Tool PST2GB “2gb152.exe” von Microsoft sollte es mir dann möglich sein einfach einen Teil der Datei ab zu schneiden doch auch dies war nicht die Optimale Lösung.

Nach weiteren Recherchen und Fehlversuchen haben wir uns, da der PC schon seid 4 Jahren nicht mehr Formatiert wurde und Extrem am Stocken war, dann dazu entschlossen den PC ganz neu zu Formatieren.
Also ging es auf nach Saturn , dort angekommen und mit nur ein par Infos was der Kunde von mir brauch (eine Externe Festplatte) geriert der Kunde in Kontakt mit einem sehr Netten Verkäufer, er hat ihm eine Nette Festplatte von Trextor empfohlen und mein Kunde meinte das er noch zu Snogard wolle, um zu sehen was die ihm anbieten können. Und ohne das er danach gefragt hatte, bot der Verkäufer von Saturn ihm an das er die Festplatte nicht für 49.- Euro sondern für 29.- Euro haben könne wenn er Sofort kauft, was er dann auch tat

Obwohl der Rechner Extrem Langsam war, ging es mit der Trextor Festplatte ganz schön Flott, was mich nicht wirklich wunderte da seine Laptop Festplatte gerade mal ca. 4200 Umdrehungen hatte und aus nur einer Partition bestand, die Datenübertragungsrate schwankte zwischen 17/MBs und 26MB/s und die seine 2 Partitionen inkl. Anwendungsdaten / Lokale Einstellungen etc. war alles nach knapp 2 Stunden Kopiert und wir haben den Rechner schnell Formatiert und alles eingerichtet.

Nun gut Versuch 2, Outlook installiert, die Outlook.pst von der Externen Festplatte rein kopiert und Outlook gestartet und wieder eine ähnliche Fehlermeldung. 2 GB waren für Outlook einfach zu Groß, kein Problem dachte ich aus FAT32 wird NTSF aber auch so ging es nicht
Im Internet habe ich dann heraus gefunden das diese Outlook.pst zu alt ist und im ANSI Format gespeichert wurde.

Maximale Größe einer Unicode-PST Datei = 4.294.967.295 MB (ca. 3,9 TB)
Maximale Größe einer ANSI-PST Datei = 2.000 MB

Also mussten wir zu Unicode wechseln, doch wie? Microsoft lieferte als erstes die Antwort, war ja klar leider die Falsche
Nun gut zum Glück hatten wir grade Office 2007 zur Hand da der Kunde Lernprogramme selber schreibt und grade eins zum Thema Office 2007 geschrieben hatte, haben wir einfach mal schnell das neuste Outlook Installiert uns siehe da der selbe Fehler

Nun gut das war uns zu viel und es ist schon Dunkel geworden also haben wir es auf den Nächsten Tag verschoben. Als der Kunde dann wiederkam hatte ich auch schon eine Lösung gefunden diese nennt sich “Outlook Recovery ToolBox” aber kostet leider 50 Dollar aus denen dann komischerweise 45 Euro wurden, nun gut mit PayPal bezahlt man das mal schnell und da die E-Mails von 2005 und älter waren und man 3 Jahre ungern einfach so los lässt war es ihm dann 45 Euro wert. Und siehe da die ganzen E-Mails tauchten alle wieder auf komischerweise sogar welche die er nur auf einem Laptop hatte der ihm geklaut wurde ! ?
Das nenne ich doch mal Daten Rettung *lach*
Wie dem auch sei, es lies sich aber auch nicht einfach importieren also habe ich ein Teil der gesplitteten PST Datei genommen, in Outlook.pst um genannt und in den Ordner “C:Dokumente und EinstellungenAdministratorLokale EinstellungenAnwendungsdatenMicrosoftOutlook” kopiert und es hat gefuntzt! Dachten wir

Nach weiteren versuchen habe ich dann geschafft weitere PST Dateien unter Konten Einstellungen an zu fügen und habe alle E-Mails in den Richtigen Ordner geschoben, der Nachteil an der Toolbox ist nur, dass überall das Datum Falsch war, nämlich genau an dem selben Tag als ich die Toolbox habe durchlaufen lassen. Nun gut dafür waren aber alle E-Mails wieder da, sogar diese, die auf einem geklauten Notebook am ende der oder auf dem Grund des Oceans sind. Das Nenne ich doch mal eine Meisterleistung von “Outlook Recovery Toolbox”

Kunde zufrieden, Laptop zu frieden, ich zufrieden was will man mehr nach über 2 Tagen

Und hier zur Kurzfassung:
In dem Falle das eine PST Datei zu Groß wird und sich nicht ändern lässt, sollte man schnellst möglich versuchen diese zu Komprimieren und überlegen, nicht ein par anhänge zu löschen oder gleich auf Office 2007 zu wechseln, da die Vorgänger Versionen mit Datei Versionen aus dem Mittelalter arbeitet.

Wem Office 2007 zu teuer ist, der kann es auch mit Office 2003 bzw. Outlook 11 versuchen.
Wichtig hierbei ist jedoch nicht die Outlook.pst einfach rüber zu kopieren, sondern Outlook ganz Neu zu installieren. Vorher schnell noch eine Kopie der Outlook.pst aus “C:Dokumente und Einstellungen[!!!!EUER BENUTZERNAME!!!!]Lokale EinstellungenAnwendungsdatenMicrosoftOutlook” ziehen um diese Später einfach Importieren zu können.

Falls diese sich nicht Importieren lassen, schafft das Programm “Outlook Recovery ToolBox” Abhilfe, denn dort kann man die E-Mails schnell und einfach sogar einzeln Exportieren.

Wer Outlook 2007 schon besitzt aber die Dateien trotzdem nicht Importieren kann, der kann diese unter Konten Einstellungen einfach anhängen und dann von dem einen in den Anderen Ordner verschieben.